Cảnh báo vi phạm pháp luật từ những sơ hở trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tài sản là nguồn lực quan trọng phục vụ duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, một số cơ sở còn chưa chú trọng đúng mức đến công tác quản lý, bảo quản tài sản; việc phân công trách nhiệm, kiểm kê, theo dõi và kiểm soát tài sản còn nhiều sơ hở. Đây có thể trở thành điều kiện để phát sinh các hành vi vi phạm pháp luật, gây thiệt hại về tài sản và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Các sơ hở thường gặp có thể xuất phát từ việc không xây dựng quy trình quản lý tài sản rõ ràng; không thực hiện kiểm kê định kỳ; không lập đầy đủ sổ sách, chứng từ khi bàn giao, tiếp nhận tài sản; phân quyền quản lý thiếu chặt chẽ hoặc để một cá nhân đồng thời thực hiện nhiều khâu mà không có cơ chế kiểm soát.

Bên cạnh đó, việc quản lý tài sản tại kho, cửa hàng, cơ sở sản xuất nếu thiếu camera giám sát, hệ thống kiểm soát ra vào hoặc không có người chịu trách nhiệm cụ thể cũng tiềm ẩn nguy cơ mất mát, hư hỏng, thất thoát tài sản. Đối với tài sản có giá trị lớn, hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, việc thiếu kiểm soát càng có thể dẫn đến những hậu quả đáng kể.

Sơ hở trong quản lý có thể tạo điều kiện phát sinh vi phạm

Khi công tác quản lý tài sản không được thực hiện chặt chẽ, các hành vi chiếm đoạt, lấy cắp, sử dụng trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng tài sản có thể xảy ra. Đáng lưu ý, trong một số trường hợp, người thực hiện hành vi vi phạm có thể là người lao động, người được giao quản lý tài sản hoặc những người có điều kiện tiếp cận tài sản.

Việc tài sản bị thất thoát không chỉ gây thiệt hại trực tiếp về kinh tế mà còn có thể dẫn đến tranh chấp, ảnh hưởng đến quan hệ lao động và hoạt động của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Tùy tính chất, mức độ và hậu quả của hành vi, người vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Do đó, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh không nên chủ quan cho rằng tài sản có giá trị nhỏ hoặc người được giao quản lý là người quen thì có thể bỏ qua các bước kiểm soát cần thiết. Quản lý tài sản chặt chẽ vừa là biện pháp bảo vệ tài sản, vừa góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật ngay từ cơ sở.

Chủ động phòng ngừa từ những khâu quản lý cơ bản

Để hạn chế nguy cơ mất mát, thất thoát tài sản và phòng ngừa các hành vi vi phạm, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần xây dựng quy trình quản lý phù hợp với quy mô, loại hình hoạt động.

Trước hết, cần phân công rõ người chịu trách nhiệm đối với từng loại tài sản; thực hiện bàn giao, tiếp nhận bằng hồ sơ, sổ sách hoặc chứng từ phù hợp. Đối với tài sản có giá trị, cần xác định rõ tình trạng, số lượng, đặc điểm và trách nhiệm của người quản lý, sử dụng.

Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu tài sản và hàng hóa, nhất là tại kho, cửa hàng, cơ sở sản xuất. Khi phát hiện chênh lệch, mất mát hoặc hư hỏng bất thường cần kịp thời xác minh nguyên nhân và có biện pháp xử lý.

Bên cạnh đó, cần tăng cường các biện pháp bảo vệ vật chất như camera giám sát, hệ thống khóa, kiểm soát người ra vào, bố trí kho bãi hợp lý; đồng thời bảo đảm dữ liệu, chứng từ liên quan đến tài sản được lưu trữ an toàn.

Đối với người lao động, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần phổ biến rõ quy định về trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo vệ tài sản; nâng cao ý thức chấp hành nội quy, quy chế và kịp thời xử lý những hành vi vi phạm.

Không để “sơ hở quản lý” trở thành cơ hội cho hành vi vi phạm

Phòng ngừa vi phạm pháp luật bắt đầu từ việc nhận diện và khắc phục những sơ hở trong quản lý. Mỗi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần thường xuyên rà soát quy trình quản lý tài sản, đánh giá những khâu còn thiếu chặt chẽ để chủ động bổ sung, hoàn thiện.

Người đứng đầu cơ sở kinh doanh cần đề cao trách nhiệm trong tổ chức quản lý, kiểm tra, giám sát tài sản; đồng thời xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, trách nhiệm, trong đó quyền và nghĩa vụ của người quản lý, người lao động được xác định rõ ràng.

Khi phát hiện tài sản bị mất, có dấu hiệu bị chiếm đoạt hoặc phát hiện hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật, cần kịp thời bảo vệ hiện trường, lưu giữ các tài liệu, chứng cứ liên quan và thông báo cho cơ quan chức năng để được hướng dẫn, xử lý theo quy định.

Chủ động quản lý tài sản là chủ động phòng ngừa vi phạm. Mỗi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nâng cao ý thức trách nhiệm, khắc phục những sơ hở trong quản lý, góp phần bảo vệ tài sản, duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định và xây dựng môi trường kinh doanh an toàn, lành mạnh, đúng quy định pháp luật.